NUOVI REQUISITI PER LA DEDUZIONE DELLE SPESE DI TRASFERTA E RAPPRESENTANZA DAL 1° GENNAIO 2025

A partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, ovvero il 2025 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare, le spese di trasferta e le spese di rappresentanza (inclusi gli omaggi) sono deducibili solo se pagate con mezzi di pagamento tracciabili.

La norma è stata introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 31/12/2024) con l’obiettivo di migliorare la trasparenza e il controllo fiscale di tali oneri.
In particolare, fermi restando i requisiti di deducibilità già previsti per le singole categorie di spesa, tali costi, a partire dal 1° gennaio 2025, sono deducibili solamente se pagati mediante:

• Versamento bancario o postale;
• carte di debito, di credito e prepagate;
• assegni bancari e circolari;
• altri sistemi di pagamento [1] che garantiscono la tracciabilità e l’identificazione dell’autore del pagamento.

 

Spese di trasferta

Con specifico riferimento alle spese di trasferta la norma si applica alle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato con autoservizi pubblici non di linea [2]:

• rimborsate ai dipendenti e collaboratori in occasione di trasferte di lavoro;
• sostenute dai professionisti e lavoratori autonomi in esecuzione del loro incarico, anche se addebitate analiticamente al committente.

Costituiscono autoservizi pubblici non di linea:

• il servizio di taxi;
• il servizio di noleggio con conducente (NCC).

 

 

Ciò implica che, a decorrere dal 1° gennaio 2025, il lavoratore o collaboratore che sostenga le suddette spese e intenda richiederne il rimborso analitico al datore di lavoro, dovrà includere nella documentazione di supporto alla nota spesa, oltre alla fattura o ricevuta fiscale, anche la ricevuta del Pos o del pagamento tracciabile.

In mancanza del documento che attesta il pagamento tracciato:

• l’azienda dovrà rimborsare la nota spesa assoggettandola a imposte e contributi (non potendo, peraltro, dedurre il relativo costo);
• il lavoratore riceverà un rimborso inferiore rispetto a quanto anticipato.

 

A seguito dell’entrata in vigore del nuovo regime sarà quindi opportuno che le aziende implementino procedure di gestione delle trasferte lavorative idonee a garantire la tracciabilità dei pagamenti.

Per quanto concerne i professionisti, al fine di beneficiare della deduzione del costo (o della non imponibilità delle spese riaddebitate analiticamente al cliente), sarà necessario che le spese per prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande e per viaggi e trasporti sostenute nell’ambito della prestazione professionale siano pagate con strumenti tracciabili.

Con riguardo alle spese sostenute dai lavoratori dipendenti restano peraltro fermi i limiti di deducibilità previsti dall’art. 95, commi 1, 2 e 3 del TUIR.

Si ricorda che tale norma prevede un trattamento fiscale differente a seconda che il costo sia riferito a trasferte al di fuori o all’interno del comune in cui è ubicata la sede di lavoro.

Le spese sostenute in occasione di trasferte al di fuori del comune della sede di lavoro possono essere rimborsate mediante tre sistemi alternativi:

1. analitico (o a piè di lista): prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate da parte del lavoratore;
2. forfetario: consiste nel riconoscimento di un’indennità in misura fissa indipendente dall’importo delle spese concretamente sostenute dal lavoratore;
3. misto: è una combinazione dei due metodi precedenti.

Nelle tabelle seguenti si riportano i limiti quantitativi entro i quali tali spese sono non imponibili per il lavoratore e deducibili per il datore di lavoro [3], in funzione del metodo di rimborso adottato.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Relativamente alle trasferte effettuate all’interno del comune della sede di lavoro le indennità e i rimborsi spese erogati a dipendenti e collaboratori sono imponibili ai fini fiscali e contributivi, fatta eccezione per i rimborsi relativi alle spese di viaggio e trasporto.

Per il datore di lavoro, alla luce della disposizione introdotta dalla Legge di Bilancio 2025, il costo è deducibile solo se il pagamento della spesa è effettuato mediante strumenti di pagamento tracciabili.

Spese di rappresentanza

Come anticipato, il nuovo obbligo di tracciabilità dei pagamenti si applica anche alle spese di rappresentanza. Di conseguenza, a partire dal 1° gennaio 2025, tali spese sono deducibili se, contestualmente:

• sono pagate con mezzi diversi dal contante che garantiscono la tracciabilità;
• rispettano i limiti quantitativi fissati dall’art. 108, comma 2 del TUIR [4];

Si ricorda che, in base al D.M. 19 novembre 2008, si definiscono “di rappresentanza” le spese che possiedono le seguenti caratteristiche:

• costituiscono erogazioni a titolo di gratuitodi beni o servizi;
• sono effettuate con finalità promozionalio di pubbliche relazioni;
• rispondono a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare potenziali benefici economiciper l’impresa.

 

Considerato che la Legge di Bilancio 2025 non ha modificato l’articolo 54 del TUIR, inerente ai redditi di lavoro autonomo, l’obbligo di tracciabilità delle spese di rappresentanza non dovrebbe riguardare i professionisti e i lavoratori autonomi, i quali, salvo successivi interventi normativi, potranno continuare a pagare tali spese anche in contanti.

[1] “A titolo esemplificativo rientrano in tale categoria le App di pagamento via smartphone, il Telepass e altri dispositivi equivalenti.”

[2] “Ai sensi dell’art. 1 della Legge n. 21/1992 sono definiti autoservizi pubblici non di linea i mezzi che soddisfano le seguenti condizioni:
– provvedono al trasporto collettivo o individuale di persone, con funzione complementare e integrativa rispetto agli autoservizi pubblici di linea;
– il trasporto è effettuato a richiesta dei trasportati, in modo non continuativo o periodico, su itinerari e secondo orari stabiliti di volta in volta.”

[3] “Dal 1° gennaio 2025, in presenza di pagamento effettuato mediante strumenti tracciabili.”

[4] “Tale norma stabilisce che le spese di rappresentanza sono deducibili in funzione dell’ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell’impresa, secondo le seguenti misure:
– 1,5% dei ricavi, fino a 10 milioni
– 0,6% dei ricavi, per la parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni
– 0,4% dei ricavi, per la parte eccedente 50 milioni.
Non sono soggetti a tali limiti quantitativi gli omaggi di beni di valore unitario non superiore a 50 euro.”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spese di trasferta 2025: novità, obblighi e implicazioni per aziende e lavoratori

 

In questo articolo:

 

Ambito temporale e impatti pratici per le aziende

Obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta

Conseguenze in caso di mancato rispetto

Finalità e implicazioni

Sanzioni indirette per consulenti e fornitori

Tracciabilità e trattamento fiscale delle trasferte: fuori Comune e all’interno del Comune

Trasferte fuori dal Comune

Trasferte all’interno del Comune

Rimborsi per autoservizi pubblici non di linea: esenzione fiscale e obbligo di tracciabilità

 

A partire dal 1° gennaio 2025, entreranno in vigore significative novità normative riguardanti la gestione delle spese di trasferta dei lavoratori dipendenti. Questi cambiamenti, introdotti dal Disegno di legge di Bilancio 2025 e dal Decreto legislativo di riforma Ires-Irpef approvato dal Consiglio dei Ministri, mirano a semplificare gli adempimenti amministrativi, promuovere la trasparenza fiscale e modernizzare le modalità di rimborso delle spese sostenute dai dipendenti in occasione di trasferte lavorative.

 

Le nuove regole si concentrano su due principali direttrici:

 

obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per ottenere l’esenzione fiscale sui rimborsi delle spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, sia per trasferte fuori dal Comune sia all’interno del Comune;

semplificazione della documentazione necessaria per comprovare le spese sostenute, con particolare attenzione ai rimborsi per trasferte nel Comune, dove non sarà più richiesto presentare documenti nominativi emessi dai vettori.

Queste modifiche rappresentano un’importante evoluzione nel trattamento fiscale e contributivo delle spese di trasferta, integrando principi di semplificazione e digitalizzazione, e rafforzano la necessità di aggiornare le politiche aziendali per adeguarsi al nuovo quadro normativo.

 

Ambito temporale e impatti pratici per le aziende

Le modifiche saranno operative a partire dal 1° gennaio 2025 e si applicheranno ai redditi percepiti a decorrere da tale data, seguendo il principio di cassa allargata.

Le nuove disposizioni introducono importanti semplificazioni burocratiche e incentivano l’adozione di strumenti di pagamento tracciabili, con l’obiettivo di migliorare la trasparenza e il controllo fiscale. Tuttavia, queste novità comportano un significativo adeguamento organizzativo e procedurale per le aziende, che dovranno adattare le proprie politiche interne alle nuove normative.

 

NOTA BENE: Le aziende dovranno aggiornare le travel policy per includere l’obbligo di tracciabilità nei rimborsi e formare i dipendenti sull’uso di strumenti di pagamento tracciabili. Sarà utile implementare procedure di controllo interno per garantire conformità normativa ed evitare sanzioni.

 

Obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta

A partire dal 2025, le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti (incluse vitto, alloggio, viaggio e trasporto) saranno rimborsate in esenzione fiscale esclusivamente se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, bancomat, app di pagamento digitali, assegni bancari o circolari. Questo obbligo si applica sia alle trasferte effettuate fuori dal Comune sia a quelle all’interno del Comune e include anche i rimborsi per autoservizi pubblici non di linea (come taxi e NCC), purché il pagamento sia avvenuto con mezzi tracciabili.

 

Conseguenze in caso di mancato rispetto

Per i lavoratori dipendenti:

Il rimborso delle spese sostenute con strumenti non tracciabili diventerà imponibile ai fini fiscali e previdenziali, aumentando l’Irpef e i contributi a carico del dipendente.

Per i datori di lavoro e le imprese:

Indeducibilità delle spese: le spese rimborsate senza tracciabilità non potranno essere dedotte dal reddito imponibile dell’azienda, con un impatto diretto sull’Ires e sull’Irap da versare.

Doppia tassazione: oltre a includere il rimborso nella base imponibile del dipendente, l’impresa subirà una penalizzazione fiscale, non potendo dedurre costi comunque sostenuti per finalità lavorative.

Spese di rappresentanza: anche i costi legati a trasferte connesse a eventi aziendali o spese di rappresentanza dovranno essere documentati tramite strumenti di pagamento tracciabili per poter essere dedotti, colpendo eventuali pratiche evasive.

Finalità e implicazioni

La misura mira a garantire maggiore trasparenza fiscale e a ridurre il rischio di abusi, come l’utilizzo di note spese gonfiate. Tuttavia, questa stretta normativa potrebbe creare significative complicazioni operative per aziende e lavoratori, poiché richiede l’adozione di procedure rigorose per garantire la tracciabilità di tutte le transazioni.

 

NOTA BENE: In assenza di strumenti tracciabili, il costo complessivo della trasferta potrebbe aumentare notevolmente, dato che le spese non tracciabili saranno tassate sia in capo al dipendente che al datore di lavoro, portando a un carico fiscale potenzialmente superiore al 50% del loro valore.

Sanzioni indirette per consulenti e fornitori

Anche i professionisti esterni e i consulenti subiranno conseguenze simili: l’importo rimborsato senza adeguata tracciabilità sarà tassato come reddito professionale, mentre le imprese non potranno dedurre tali spese. Questo estende l’impatto delle nuove regole anche alle relazioni contrattuali aziendali, rafforzando la necessità di un controllo rigoroso sull’utilizzo di mezzi tracciabili per tutte le spese aziendali.

 

Tracciabilità e trattamento fiscale delle trasferte: fuori Comune e all’interno del Comune

A partire dal 2025, come detto, l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti si applicherà indistintamente a tutte le trasferte dei lavoratori dipendenti, sia quelle fuori dal Comune sia quelle all’interno del Comune. Tuttavia, il trattamento fiscale di queste due tipologie di trasferte presenta differenze significative: mentre le trasferte fuori dal Comune beneficiano di esenzioni più ampie, quelle comunali sono sottoposte a regole più restrittive, anche se semplificate dalle nuove disposizioni. Di seguito, vengono analizzati i dettagli per ciascuna tipologia.

 

Trasferte fuori dal Comune

Per le trasferte effettuate fuori dal Comune della sede di lavoro, il regime fiscale distingue due modalità principali per il rimborso delle spese:

 

Indennità forfettarie:

Sono imponibili solo per la parte eccedente i limiti fissati dalla normativa.

Consentono un rimborso semplificato senza necessità di documentazione analitica delle spese.

Rimborsi analitici:

Le spese di viaggio e trasporto (incluse indennità chilometriche) sono esenti da imposizione fiscale e contributiva, purché adeguatamente documentate.

I costi per vitto e alloggio seguono limiti di esenzione giornaliera (180 euro per trasferte in Italia, 258 euro per trasferte all’estero), oltre i quali diventano imponibili.

È obbligatorio che il rimborso avvenga tramite strumenti di pagamento tracciabili a partire dal 2025.

Esclusione specifica: le spese di parcheggio non sono considerate spese di viaggio o trasporto e sono trattate fiscalmente in modo diverso.

 

Trasferte all’interno del Comune

Per le trasferte effettuate all’interno del Comune della sede di lavoro, il trattamento fiscale è generalmente più restrittivo:

 

Indennità e rimborsi spese:

Sono imponibili ai fini fiscali e contributivi, ad eccezione dei rimborsi relativi a spese di viaggio e trasporto.

Dal 2025, la documentazione delle spese di trasporto sarà semplificata: non sarà più necessario presentare documenti dettagliati emessi dal vettore (come biglietti nominativi), ma sarà sufficiente comprovare le spese con altri mezzi.

Rimborsi chilometrici:

Sembrano rientrare nella semplificazione prevista, consentendo una non imponibilità anche per i percorsi effettuati all’interno del Comune, purché si dimostri l’effettiva percorrenza e il calcolo sia effettuato in base alle tabelle ACI.

Obbligo di tracciabilità: Anche per le trasferte comunali, l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili diventa obbligatorio per garantire l’esenzione fiscale dei rimborsi.

 

Rimborsi per autoservizi pubblici non di linea: esenzione fiscale e obbligo di tracciabilità

Come anticipato, il disegno di legge di Bilancio 2025 introduce specifiche disposizioni riguardanti i rimborsi per le spese di trasporto effettuate tramite autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e servizi di noleggio con conducente (NCC). Tali rimborsi non concorreranno a formare il reddito imponibile del lavoratore, a condizione che i pagamenti siano effettuati con strumenti di pagamento tracciabili, come versamenti bancari o postali, carte di credito o app di pagamento digitali.

 

Questa disposizione ha una duplice rilevanza:

 

Esenzione fiscale per i dipendenti: i rimborsi per spese di trasporto tramite taxi e NCC saranno esenti da imposizione fiscale se tracciabili.

Deduzione per le imprese: le aziende potranno dedurre tali costi dal reddito imponibile, purché rispettino l’obbligo di tracciabilità.

NOTA BENE: È importante sottolineare che questa norma non si applica ai rimborsi chilometrici, il cui importo è calcolato sulla base della percorrenza e del tipo di veicolo secondo le tabelle ACI, indipendentemente dalla tracciabilità delle spese. L’obiettivo è garantire trasparenza nelle transazioni, prevenendo abusi e facilitando la rendicontazione sia per i lavoratori sia per le imprese.

 

Tabella sintetica con le principali novità relative alle spese di trasferta a partire dal 2025

 

Aspetto	Descrizione
Obbligo di tracciabilità	Dal 2025, rimborsi esenti solo se effettuati con mezzi di pagamento tracciabili.
Esenzioni fiscali	Esenzione fiscale per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, purché tracciabili.
Semplificazione documentale	Documenti nominativi non richiesti per spese comunali; altre prove accettate.
Rimborsi chilometrici	Esenti se calcolati secondo tabelle ACI, indipendentemente dalla tracciabilità.
Spese autoservizi pubblici non di linea	Rimborsi per taxi e NCC esenti se tracciabili; deducibili per le aziende.
Impatti per le aziende	Doppia tassazione e indeducibilità delle spese non tracciabili.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spese di rappresentanza e di trasferta: dal 1° gennaio 2025 è fondamentale il pagamento tracciato.

 

La legge di bilancio 2025 (L. 30 dicembre 2024 n. 207) pubblicata sul Supplemento Ordinario n. 43/L della Gazzetta Ufficiale n. 305 del 31 dicembre 2024. L’art. 1, ai commi 81-83, prevede nuovi requisiti per dedurre – nel calcolo dell’IRAP e dal reddito d’impresa – le spese di rappresentanza, gli omaggi e le spese di trasferta, oltre che per dedurre nella determinazione del reddito da lavoro autonomo le spese di prestazioni alberghiere, somministrazioni e viaggio.

 

L’elemento chiave per dedurre tali oneri è che il pagamento venga effettuato con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del DLgs. 241/97 (vale a dire, carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).

 

Pertanto, a partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (riferimento comma 83) sono introdotte le seguenti modifiche:

 

– all’art. 51, comma 5, TUIR in materia di indennità per trasferte e missioni di lavoratori dipendenti. I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, “(…) se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale (…)” o mediante altri sistemi di pagamento tracciabili;

 

– all’art. 54, nuovo comma 6 ter, TUIR in materia di determinazione del reddito di lavoro autonomo. Le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande, nonché quelle di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, se addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili “(…) se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale (…)” o mediante altri sistemi di pagamento tracciabili;

 

– all’art. 95, nuovo comma 3 bis, in materia di deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro. Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi (es. il rimborso delle spese di viaggio del consulente della società), sono deducibili “(…) se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale (…)” o mediante altri sistemi di pagamento tracciabili;

 

– all’art. 108, comma 2, in materia di deducibilità delle spese di rappresentanza. Le spese di rappresentanza sono deducibili “(…) se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale (…)” o mediante altri sistemi di pagamento tracciabili. L’art. 1, comma 81 lettera d), richiama soltanto l’articolo 108 del TUIR, pertanto, la modifica non dovrebbe interessare anche le spese di pubblicità e quelle di sponsorizzazione. Rimangono, inoltre, inalterati i limiti quantitativi attualmente fissati dall’art. 108 comma 2 del TUIR. Nelle modifiche introdotte dalla Legge di bilancio 2025 – sopra riportate – non risulta modificato l’art. 54, al comma 5, che tratta della deducibilità delle spese di rappresentanza e di omaggi sostenuti dai soggetti titolari di reddito da lavoro autonomo. Si ritiene pertanto che per tali spese non valga – ai fini della deducibilità – l’obbligo di pagamento tracciato.

 

Si ricorda che – ai sensi dell’articolo 1 della Legge 21/1992 – in materia di Autoservizi pubblici non di linea, “(…) sono definiti autoservizi pubblici non di linea quelli che provvedono al trasporto collettivo od individuale di persone, con funzione complementare e integrativa rispetto ai trasporti pubblici di linea ferroviari, automobilistici, marittimi, lacuali ed aerei, e che vengono effettuati, a richiesta dei trasportati o del trasportato, in modo non continuativo o periodico, su itinerari e secondo orari stabiliti di volta in volta. Costituiscono autoservizi pubblici non di linea: a) il servizio di taxi con autovettura, motocarrozzetta, natante e veicoli a trazione animale; b) il servizio di noleggio con conducente e autovettura, motocarrozzetta, ((velocipede,)) natante e veicoli a trazione animale”.

 

Lo Studio rimane a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e approfondimento di Vostro interesse. Cordiali saluti

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